[Tư vấn] Hướng dẫn viết email ứng tuyển

Xin chào anh em! Xin phép được xưng hô như vậy

Hà Nội một đêm mưa bão về, tôi trằn trọc không sao nhắm được mắt. Sáng nay tôi nhận phản hồi của nhà tuyển dụng cũng là một người bạn của tôi.

12 hồ sơ tôi gửi cho nhà tuyển dụng = 12 lá thư mời phỏng vấn = 6 là thư hồi âm = 2 ứng viên đến phỏng vấn. Tôi bất ngờ và không biết bào chữa sao cho ứng viên của mình.

Cả ngày hôm nay, tôi tự hỏi sao anh em lại cư xử vậy. Phải chăng anh em có tâm lý ứng tuyển là việc của tôi còn dự tuyển hay không là việc của anh em.

Khoan xét đến vì sao anh em không tới dự phỏng vấn. 12 lá thư mời và 6 hồi âm. Với anh em thư mời tuyển dụng giống một thông tin quảng cáo, nếu có nhu cầu anh em sẽ reply????.
Tôi không Pr hay marketing cho một sản phẩm nào cả, việc làm của tôi là cầu nối cho anh em và nhà tuyển dụng. Vì tôi đã từng và thấy mình ở trong chính anh em,.

Đứng ra giới thiệu cho anh em là tôi đứng ra bảo lãnh cả về chuyên môn lẫn thái độ làm việc của anh em với nhà tuyển dụng. Việc anh em làm không những ảnh hưởng tới uy tín của tôi mà còn ảnh hưởng đến cơ hội của các kỹ sư trẻ phía sau. Uy tín của tôi, trong đó có quyền lợi của anh em.

Những lần xét duyệt hồ sơ, có lúc lên đến hàng trăm hồ sơ, tôi luôn cố gắng xem, góp ý, phản hồi lại anh em. Kể cả những mail ko tiêu đề, ko nội dung, chỉ vỏn vẹn là 1 cái CV đính kèm. Tôi quan niệm tôi tôn trọng bạn là tôi tôn trọng bản thân mình.
Tôi từng nghĩ tôi đang cho anh em cơ hội. Nhưng không giờ tôi hiểu việc tôi làm không phải cho anh em cơ hội mà là cướp mất cơ hội của anh em khác.

Hôm nay tôi sẽ hướng dẫn anh em viết một Mail xin việc hoàn chỉnh, để anh em không chỉ áp dụng cho những lần gửi CV cho tôi mà còn cho các nhà tuyển dụng khác. Từ nay, tất cả những mail không có tiêu đề, không nội dung. Dù CV thế nào, chất lượng ra sao. Tôi cũng sẽ không cảm thấy hối tiếc khi ấn phím Delete.

Tôi đã có blacklist nhà tuyển dụng và tôi không muốn có thêm blacklist ứng viên.

Vài lời chia sẻ cùng mọi người.

Hướng dẫn viết #MAIL TUYỂN DỤNG
----------------------------------------------------------
Tôi từng chứng kiến rất nhiều bạn đã “vô tình” vứt thẳng tay bản CV tâm huyết của mình vào sọt rác vì 1 sơ suất rất nhỏ nhưng cực kỳ quan trọng, đó là kỹ năng viết EMAIL của các bạn quá yếu. Kỹ năng viết mail là kỹ năng cơ bản đến mức không còn gì cơ bản hơn khi các bạn đi làm vì các bạn sử dụng nó như cơm bữa khi làm việc.

Hơn 90% NTD yêu cầu các bạn nộp CV qua email, thế nên dù muốn hay không thì các bạn cũng phải đính kèm bản CV của bạn lên email, viết vài lời vào trong đó và gửi cho NTD.

Do vậy, cái thứ đầu tiên mà NTD nhìn thấy không phải là nội dung CV của các bạn mà chính là nội dung email mà các bạn gửi, đã có rất rất nhiều trường hợp ứng viên bị loại thẳng cổ vì viết email quá kém mặc dù bản CV của bạn đó có thể rất tốt (tỷ lệ này tôi nghĩ không cao).

Nói cho dễ hiểu, nội dung email của các bạn là bề ngoài của 1 cô gái khi đi hẹn hò với zai, mà muốn cho zai có hứng nói chuyện thì tóc tai, quần áo, mùi nước hoa, guốc dép…của các bạn phải đẹp, phải quyến rũ thì thằng đực kia nó mới có hứng tìm hiểu xem bạn hay ho dư lào (nội dung bản CV).

Thử nghĩ xem, nếu bạn gặp zai mà đầu như củ xu hào, răng thì điểm xuyết tí hành…thì đến bố zai cũng không kiên nhẫn nổi để khám phá xem bạn hay như nào, đấy là còn chưa kể còn 1 đống đang xếp hàng.

Viết mail cũng vậy, nó chính là yếu tố “mặt hoa da phấn” để bản CV của các bạn được lưu lại và xem xét. Vậy các bạn cần lưu ý các điểm sau:

Trong hình ảnh có thể có: văn bản
1. CÁCH CHỌN ĐỊA CHỈ MAIL:

- Bạn nên chọn một E-mail "nghiêm túc", ví dụ như nguyenvana@yahoo.com (hoặc @gmail.com), hoặc một email tương tự kiểu như thế để sử dụng xin việc làm cũng như sử dụng lâu dài trong quá trình làm việc sau này.

- Đừng bao giờ sử dụng những email kiểu deptraikhonglangnhang@... langtuvotinh@... Girlxinhvaratthongminh@... những E-mail như vậy sẽ gây mất thiện cảm ngay từ cái nhìn đầu tiên của Nhà tuyển dụng, đơn giản vì họ cảm thấy bạn không nghiêm túc và thấy bị coi thường.

2. TIÊU ĐỀ MAIL:

Phải nói thật, tôi cực kỳ bực mình khi mở mail ra mà không biết các bạn đang ứng tuyển cho vị trí nào. Các bạn toàn ghi cộc lốc “Hồ sơ xin việc” hoặc là “Nguyễn Thị A – Hồ sơ xin việc”. Bạn nên nhớ, 1 công ty có thể tuyển rất nhiều vị trí cho nên họ cần phân loại ngay từ lúc nhận được email chứ không phải là bật CV ra xem là vị trí nào rồi họ mới lưu lại (đấy là chưa kể trong CV cũng không ghi vị trí gì luôn).

=> Hãy đọc kỹ lại tin tuyển dụng xem có yêu cầu ghi tiêu đề theo cú pháp gì không, nếu không yêu cầu thì hãy ghi tiêu đề đủ 3 yếu tố sau:
Họ tên – Vị trí công việc – ngày tháng. Ví dụ: Nguyễn Thị A – Vị trí Kế toán – 19062015.
Lưu ý: Tên file CV đính kèm của các bạn cũng nên ghi theo cú pháp này và không có dấu.

3. MỞ ĐẦU RA SAO?

Hãy nhớ BẮT BUỘC phải ghi là “Kính gửi”. Các bạn đang gửi email cho 1 tổ chức, cho 1 NTD mà tôi nghĩ là hơn tuổi bạn, hãy dùng “Kính gửi” để thể hiện sự tôn trọng tổ chức, tôn trọng người nhận email cũng như tôn trọng chính bản thân bạn.

Tuyệt đối không dùng “Gửi”, “Thân gửi”, “Chào Anh/chị”…vì nó không thể hiện sự tôn trọng, phép lịch sự giữa 2 chủ thể. Kể cả khi bạn vào làm việc rồi thì các bạn cũng phải “Kính gửi” khi đối tượng nhận là 1 Đơn vị, tổ chức, người lớn tuổi hoặc 1 người lãnh đạo nào đó.

=> Rất nhiều bạn dùng từ “Dear”, đó là từ rất trung tính không thể hiện được cảm xúc người gửi, thế nên hãy nhớ dùng “Kính gửi” để bắt đầu email.

4. GỬI CHO AI?

Vậy “Kính gửi” ai? Hãy đọc lại tin tuyển dụng xem đầu mối nhận email là ai thì hãy Kính gửi người đó. Nếu người nhận là cá nhân cụ thể thì hãy Kính gửi Anh/chị gì đó và ghi bên cạnh là phòng ban, cơ mà nhỡ may các bạn sợ Anh/chị không đủ trân trọng thì dùng tiếng Anh Mr hoặc Ms.

Ví dụ: Kính gửi Ms Ngọc Trinh – Bộ phận nhân sự (đọc đã thấy yêu rồi).
Nhưng nếu không ghi cụ thể là ai mà chỉ ghi bộ phận thì hãy ghi Kính gửi Bộ phận đó và kèm tên Công ty.
Ví dụ: Kính gửi Phòng Tuyển dụng nhân sự – Công ty ABC.

=> Hãy đảm bảo ghi đúng tên người nhận mail hoặc bộ phận nhận email của bạn. Đừng ghi chung chung là Kính gửi Anh/chị, nghe cứ như là bạn đang gửi mail cho hàng loạt vậy.

5. VIẾT THẾ NÀO?

Nội dung email phải nói sơ qua cơ duyên của bạn với công việc ứng tuyển, nói sơ qua kinh nghiệm như nào (nói ngắn gọn làm gì trong bao lâu) và nhớ là nó có liên quan đến công việc ứng tuyển.

Cách viết hay nhất là gợi trí tò mò của NTD và kích thích họ mở CV của bạn ra, tránh tuyệt đối kiểu viết liệt kê lại những thứ đã ghi trong CV như là học vấn, chứng chỉ abc…vì họ không có nhiều thời gian để đọc hết đâu.

Rất nhiều bạn liệt kê thành từng dòng 1 những thứ mà ai cũng có như là các chứng chỉ và bằng Đại học. Hãy bày tỏ rằng bạn phù hợp với vị trí này ra sao và bạn sẽ đáp ứng TỐT như thế nào công việc này, có nhiều bạn ghi trong mail rằng “Em hứa sẽ cố gắng..” hoặc “Em cam đoan”, “Em cam kết”….mấy cái này là vô nghĩa vì họ không quan tâm, họ chỉ quan tâm rằng bạn phù hợp ra sao với công việc.

Một phần quan trọng không kém đó là hãy cám ơn Công ty đã tạo cơ hội cho bạn được thể hiện khả năng. Cuối cùng là để lại thông tin liên lạc của bạn, cách chuyên nghiệp nhất là tạo phần Chữ ký dưới email

=>Nêu ngắn gọn, súc tích và kích thích sự hứng thú của NTD với bản CV của bạn (ví dụ trong ảnh đính kèm)

6. CÁCH TRÌNH BÀY VÀ VĂN PHONG EMAIL

Hãy bôi đậm phần Kính gửi và dãn các dòng trình bày trong email ra để nhìn cho dễ. Tôi rất sợ những email viết dài và chi chít không có các đoạn cách dòng, xuống dòng, chấm phẩy lung tung. Tình trạng này khiến người đọc mệt mỏi khi đọc mail của các bạn và đương nhiên các bạn đã có lỡ cơ hội ghi điểm ngay từ “cái nhìn đầu tiên”.

Mẹo nhỏ cho các bạn, đó là hãy soạn email ra bản word trước và căn chỉnh mọi thứ đẹp như tranh vẽ rồi mới paste vào mail. Thông thường tôi chỉnh Paragraph – Spacing phần Before, After là 6pt, line spacing là 1,5 line tùy độ dài mail, font chữ là Times New Roman.

Văn phong email phải thể hiện thái độ trân trọng, cầu thị, tự tin và chuyên nghiệp hết mức có thể. Lỗi chết người nhất mà các bạn hay gặp đó là SAI CHÍNH TẢ, cái này nhỏ thôi nhưng nó đánh giá sự thiếu chuyên nghiệp và cẩu thả của các bạn.

=> Hãy thể hiện sự chuyên nghiệp trong cách hành văn và trình bày email ở mức cao nhất của các bạn. Đây là sẽ cơ hội cho các bạn ghi điểm đầu tiên với NTD.

7. SỨC MẠNH CỦA CÂU CÁM ƠN:

Hãy nhớ Cám ơn NTD vì đã tạo cơ hội cho các bạn, cái này là đương nhiên nhưng nếu chẳng may các bạn bị loại khỏi vòng loại và nhận được email “Rất tiếc” của NTD thì vẫn còn 10% cơ hội cho các bạn để được chấp nhận, đó là LỜI CÁM ƠN.

Đã không ít lần NTD đã gọi lại ứng viên đã bị loại từ vòng đầu vì email cám ơn này. Bạn biết đấy, cám ơn khi người khác trao cơ hội cho mình thì quá dễ hiểu nhưng vẫn cám ơn lần nữa khi bị Từ chối thì không phải ai cũng làm được.

Lời cám ơn sau khi bị từ chối có sức mạnh hơn gấp nhiều lần Lời cám ơn khi các bạn mới nộp CV. Không phải hiếm gặp, khi NTD phỏng vấn nhiều ứng viên và họ không hài lòng, bỗng nhiên họ nhớ ra email của bạn đã cám ơn họ lúc bạn bị từ chối, lúc này tự nhiên bạn lại thành người có cơ hội vì đơn giản Bạn là người biết trước biết sau.

=> Hãy biết cám ơn NTD khi bạn nộp CV và cũng cám ơn họ khi chẳng may bạn bị loại vì biết đâu bạn lại là Điểm khác biệt duy nhất trong đám ứng viên đó.

8. TẬP TIN ĐÍNH KÈM:

Các bạn thường mắc một lỗi như sau:
- Thứ nhất : Chụp ảnh bằng cấp và các giấy tờ liên quan. Những bức ảnh các bạn chụp thường rất mờ và xấu sẽ tạo cảm giác các bạn không chăm chút cho CV của mình, nó cũng gây ác cảm cho nhà tuyển dụng.
Khái niệm Scan bây giờ không mới, chi phí cũng không nhiều các bạn nên dành thời gian để Scan các giấy tờ này.
- Thứ hai : Cố gắng gửi thật nhiều trong file đính kèm, có bạn gửi cho tôi cả sổ hộ khẩu, photo cmtnd, giấy khám sức khỏe,v.v.v. Chắc chắn 1 điều việc các bạn làm chỉ làm tôi phí thêm thời gian để tìm thông tin của bạn trong đống file đó.
- Thứ ba: Gửi dưới dạng File nén. Các nhà tuyển dụng đều check CV của bạn trực tiếp trên Gmail. Việc để dưới dạng File nén bắt họ phải down file của bạn về, giải nén rồi mới có thể đọc được. Chưa kể nhiều nhà tuyển dụng không có Winrar thì coi như bạn nghiễm nhiên bị Exit.
=> Tốt nhất các bạn chỉ cần gửi theo thứ tự Đơn xin việc, CV cá nhân, bằng cấp, bảng điểm và các chứng chỉ chuyên môn. Tập hợp và nối thành 1 file PDF duy nhất (mình đã gửi hồ sơ mẫu cho các bạn) việc gửi tập tin dạng pdf sẽ đảm bảo quy cách trong các tài liệu sẽ không bị thay đổi. Và khi gửi chúng, nhớ báo cho người đọc rằng bạn có thể gửi tài liệu dưới dạng văn bản Word. Điều này ngay lập tức thiết lập một cuộc đối thoại giữa bạn và người đọc hồ sơ của bạn. Đó là một khởi đầu tốt đẹp cho việc tiếp nhận công việc.

Trên đây là vài hướng dẫn nhỏ của tôi, dựa trên kinh nghiệm bản thân và tài liệu tôi tham khảo được. Mong rằng sẽ giúp ích được cho các bạn.

Bài viết sau tôi sẽ hướng dẫn các bạn cách "Phản hồi lại nhà tuyển dụng bằng Email"

Các bạn chú ý theo dõi chuyên mục TƯ VẤN TUYỂN DỤNG (22h hàng ngày)

Trân trọng
#WE